Biuro Kancelarii Ogólnej

Funkcję Kierownika Biura Kancelarii Ogólnej sprawuje Agnieszka Pawlak - Dementiew

1. Do zadań biura należy:
1) zapewnienie obsługi kancelaryjnej starostwa:
a) przyjmowanie i rozdział korespondencji, czasopism oraz przesyłek;
b) wysyłanie korespondencji oraz przesyłek;
c) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej;
d) udostępnianie list obecności pracowników oraz ewidencji wyjść służbowych oraz prywatnych;
e) odbiór przesyłek pocztowych oraz dostarczanie korespondencji starostwa do placówki pocztowej zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem;
f) współpraca z dostawcą usług pocztowych w szczególności w zakresie obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
g) obsługa centrali telefonicznej;
h) bieżąca obsługa interesantów.
2) prowadzenie rejestru petycji oraz udostępnianie odwzorowania cyfrowego petycji na stronie internetowej starostwa;
3) prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej;
4) prowadzenie spraw w zakresie rzeczy znalezionych;
5) prowadzenie sekretariatu starosty i wicestarosty, w tym przekazywanie do dekretacji otrzymanej korespondencji;
6) obsługa administracyjna, starosty, wicestarosty w tym czuwanie nad terminowym załatwianiem spraw;
7) organizowanie przyjęć interesantów przez starostę i wicestarostę;
8) prowadzenie bieżącej i okolicznościowej korespondencji starosty i wicestarosty;
9) prowadzenie spraw związanych z obsługą funkcji reprezentacyjnych starosty, wicestarosty;
10) organizowanie spotkań i narad z udziałem starosty, wicestarosty;
11) współpraca z Biurem Rady i Zarządu Powiatu w zakresie przygotowywania materiałów na sesje rady powiatu, zarządu powiatu oraz posiedzeń komisji;
12) prowadzenie spraw związanych z obecnością powiatu w korporacjach samorządowych (m.in. Związek Powiatów Polskich, Konwentu Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego), w których reprezentantem jest starosta;
13) zabezpieczenie środków transportu dla starosty, wicestarosty do realizacji zadań służbowych oraz prowadzenie terminarza wykorzystania samochodów służbowych starostwa;
14) zabezpieczenie i nadzór nad sposobem wykorzystania pieczęci służbowych i stempli urzędowych znajdujących się w Biurze Kancelarii Ogólnej oraz narzędzi podpisu cyfrowego Członków Zarządu Powiatu;
15) prowadzenie spraw związanych z delegowaniem pracowników starostwa, w tym prowadzenie rejestru delegacji oraz zestawień delegacji służbowych wydawanych dyrektorom jednostek organizacyjnych powiatu;
16) zarządzanie czasem starosty i wicestarosty;
17) składanie zapotrzebowania w zakresie bieżącego zaopatrzenia sekretariatu i gabinetów starosty i wicestarosty;
18) gospodarowanie taborem samochodowym;
19) opracowanie i prawidłowa realizacja planu finansowego będącego w dyspozycji biura.

2. Przy znakowaniu akt wydział stosuje znak „BK”.